Betriebsvereinbarungen und Löschregeln

Die Verarbeitung von Beschäftigtendaten mittels IT-Systemen unterliegt sowohl dem Datenschutz als auch der Mitbestimmung. Obwohl die individualrechtlichen (Datenschutz) und kollektivrechtlichen (Mitbestimmung) Normen grundsätzlich unabhängig voneinander bestehen und einzuhalten sind, gibt es Berührungspunkte. So können Betriebsräte nur Regelungen vereinbaren, die den datenschutzrechtlichen Schutzvorschriften genügen. Umgekehrt können Betriebs- oder Dienstvereinbarungen in manchen Fällen überhaupt erst eine datenschutzrechtliche Zulässigkeitsgrundlage schaffen. Auf jeden Fall ist Gegenstand betrieblicher Vereinbarungen immer auch die Konkretisierung der Verarbeitungsumstände von Beschäftigtendaten. Dazu gehört z.B.

  • die Verarbeitungszwecke zu begrenzen,
  • Zugriffsrechte festzulegen,
  • zu regeln, welche Auswertungen wie erstellt und verwendet werden dürfen, und
  • Löschfristen festzulegen, nach deren Ablauf Daten und Auswertungen nicht mehr zur Verfügung stehen sollen.

Ein Löschkonzept kann diese Konkretisierung der Löschregeln in Vereinbarungen sehr gut unterstützen: In einem Löschkonzept nach DIN 66398 können aus den Zwecken implizit die Datenarten identifiziert werden. Sofern diese Datenarten im Katalog der Löschregeln bereits definiert sind, können die Regeln direkt in die Betriebs- oder Dienstvereinbarung oder Anlagen dazu übernommen werden. Andernfalls würden die Datenarten zunächst den passenden Löschklassen zugeordnet und in den Katalog aufgenommen. Auch die Umsetzungsvorgaben nach DIN 66398 könnten - wo notwendig - zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtenvertretung als Anlagen in Vereinbarungen eingeschlossen werden. 

Mit diesem Vorgehen wird erreicht, dass für alle Löschregeln ein Referenzdokument gilt: der Katalog der Löschregeln. Dadurch können die Löschregeln im Katalog und in den Betriebsvereinbarungen konsistent zueinander gehalten werden. Für die Umsetzungsvorgaben kann immer direkt auf den Katalog der Löschregeln zurückgegriffen werden.

Zusammenarbeit mit der Beschäftigtenvertretung

Um diese Synergie zwischen Mitbestimmung und  Löschkonzept zu erreichen, wird es hilfreich sein, die Beschäftigtenvertretung früh einzubinden. Insbesondere gilt dies, wenn Löschregeln definiert werden, die die Daten von Beschäftigten betreffen. Wenn die Beschäftigtenvertretung erst spät mit fertigen Löschregeln konfrontiert wird, kann leicht die Frage auftreten, ob das Vorgehen fair war und die Löschfristen präzise und eng festgelegt wurden. Widerspruch gegen Löschregeln führt dann dazu, dass mindestens einige Fristdiskussionen neu geführt werden müssen. Möglicherweise müssen aber auch Löschregeln angepasst werden. Verzögerungen im  Projektablauf sind wahrscheinlich.

Deshalb sollten die Beschäftigtenvertreter bereits an den Diskussionen beteiligt werden, in denen Vorgehensweise für die Entwicklung des Löschkonzepts in der Organisation festgelegt wird.  Dadurch können sie nachvollziehen, wo die zentrale Schwierigkeiten identifiziert werden und welche Maßnahmen dafür eingesetzt werden sollen. So werden z.B. die Hintergründe für die Standardlöschfristen und Löschklassen nach den Empfehlungen der DIN 66398 vermittelt. Gemeinsam kann dann entschieden werden, diese Vorgehensweise auch für die Beschäftigtendaten anzuwenden.

An welchen weiteren Projektschritten sich die Beschäftigtenvertreter beteiligen und ob Teile der Vorgehensweise in einer allgemeinen Betriebsvereinbarung vereinbart und damit 'vor die Klammer' gezogen werden, ergibt sich dann aus der Kultur der Zusammenarbeit und der Regelungsstruktur im Unternehmen. 

Weiterführende Informationen

Diese Aspekte werden ausführlich in einem Aufsatz in CuA beschrieben (Heft 1/2016, Autoren sind Volker Hammer und Karin Schuler).