Zielsetzung: einfache, verständliche Darstellungen und klare Strukturen

Warum schlägt die DIN 66398 vor, je Datenart nur eine Löschregel zu definieren? Das Ziel dieser "Meta-Regel" sind zum einen einfache, verständliche Darstellungen. Zum anderen entstehen sehr klare Strukturen der Darstellung von Löschregeln. Dadurch kann auch die Matrix der Löschklassen überhaupt erst eingesetzt werden.

Keine alternativen Bedingungen in Löschregeln

"Nur eine Löschregel je Datenart" bedeutet, dass jede Löschregel nur einen Startzeitpunkt und nur eine Regellöschfrist enthalten darf. Diese Meta-Regel vermeidet alternative Festlegungen in den Löschregeln, wie beispielsweise für eine allgemeine Datenart "Bewerberakte":

"Wenn eine Bewerberakte keine Einwilligung zum Pooling hat, ist sie 3 Monate nach der Entscheidung zu löschen; sonst ist sie 2 Wochen nach Ablauf der Einwilligung zu löschen.

Sind in der Löschregel Worte wie "oder", "sonst" oder "andernfalls" nicht zugelassen, zwingt dies, die Inhalte der Datenart zu sortieren. Für das Beispiel wären also zwei Datenarten zu bilden:

  • Bewerberakte ohne Einwilligung zum Pooling
  • Bewerberakte mit Einwilligung zum Pooling

Die Abgrenzung zwischen Datenarten mündet in Kriterien für die Auswahl der Datenobjekte. Die Vorgehensweise zwingt dazu, die Kriterien für die Inhalte der Datenart präzise festzulegen und zu beschreiben und auch die Abläufe der zugehörigen Geschäftsprozesse klar zu unterscheiden. Insgesamt wird die Komplexität der Beschreibung innerhalb einer Datenart reduziert, denn die "oder"-Konstruktionen können an mehreren Stellen der Beschreibung notwendig sein. Die Löschregel selbst wird einfacher und verständlicher.

Die alternativen  Zuordnungen von Datenobjekten zu anderen Datenarten können leicht nachvollziehbar über eine  Abgrenzung einer Datenart gegenüber ihren "Nachbarn" dargestellt werden.

Die Matrix "funktioniert" nur mit einer Löschregel je Datenart

Eine Datenart kann nur dann in genau eine Zelle der Matrix der Löschklassen eingeordnet werden, wenn ihr auch nur ein Startzeitpunkt und eine Löschfrist zugeordnet sind. Werden -- wegen der Mischung von Datenobjekten und Zwecken in einer Datenart -- alternative Startzeitpunkte oder Fristen in der Löschregel kombiniert,  müsste die Datenart in mehrere Zellen eingeordnet werden.

Wenn man die Matrix in Ihrer Funktion als grafisch aufbereitetes Inhaltsverzeichnis sieht, führt die Mehrfachnennung von Datenarten zur Verwirrung. Sie macht die Matrix unübersichtllich und erschwert die intuitive Identifikation von Löschregeln anhand der Position einer Datenart in der Matrix.

Klare Gliederung der Regelkatalogs

Der Regelkatalog wird durch die Meta-Regel insgesamt durchgängig gegliedert. Für jede Datenart wird klar entschieden, ob sie aufzuteilen ist oder ob die Datenobjekte gemeinsam zu behandeln sind. "Zufällige" oder nach Geschmack des Autors vermischte Datenarten können leicht erkannt werden und sind dann entsprechend aufzuteilen.  

Damit sind auch alle Datenarten schon auf der Ebene des Inhaltsverzeichnisses erkennbar differenziert. Auch dies trägt der Forderungen nach Einfachheit und Verständlichkeit des Regelkatalogs Rechnung.