Standardlöschfristen und Löschklassen

Eine Löschregel besteht aus einer Regellöschfrist und einem Startzeitpunkt.  Die Regellöschfrist wird so bezeichnet, weil sie für die Löschung bei regulärer Verarbeitung angewandt wird. Eine Möglichkeit, die Löschfrist einer Datenart zu bestimmen, besteht in einer Prozessanalyse. Die genaue Analyse der Löschfrist anhand der Dauer von Prozessschritten ist oft sehr aufwendig und überschreitet leicht die verfügbaren Ressourcen. Die Leitlinie schlägt deshalb vor, Standardlöschfristen zu verwenden, wo dies datenschutzrechtlich möglich ist.

Bei der Ableitung von Löschregeln zeigt sich außerdem ein "Muster" für die Startzeitpunkte: Es treten drei Typen von Startzeitpunkten auf. Diese sind:

  • ab Erhebung,
  • ab dem Ende eine Vorgangs, und als Spezialfall dieses Typs
  • ab dem Ende der Beziehung zum Betroffenen.

Mit den Standardlöschfristen und den drei Typen von Startzeitpunkten kann die Matrix der sogenannten Löschklassen aufgespannt werden.

Es zeigt sich in der Praxis, dass die meisten Datenarten sehr einfach in diese Löschklassen eingeordnet werden können. Aus der Löschklasse ergibt sich dann bereits das Grundgerüst der Löschregel für die Datenart.