Standardlöschfristen und Löschklassen

Eine Löschregel besteht aus einer Regellöschfrist und einem Startzeitpunkt. Die Regellöschfrist wird so bezeichnet, weil sie für die Löschung bei regulärer Verarbeitung angewandt wird.

Eine Möglichkeit, die Regellöschfrist einer Datenart zu bestimmen, besteht in einer Prozessanalyse. Die genaue Analyse der Löschfrist anhand der Dauer von Prozessschritten ist oft sehr aufwendig und überschreitet leicht die verfügbaren Ressourcen im Löschprojekt. Die Norm schlägt deshalb vor, Standardlöschfristen zu verwenden, wo dies datenschutzrechtlich möglich ist.

Bei der Ableitung von Löschregeln zeigt sich außerdem ein "Muster" für die Startzeitpunkte: Es treten drei Typen von Startzeitpunkten auf. Diese sind:

  • ab Erhebung,
  • ab dem Ende eine Vorgangs, und als Spezialfall dieses Typs
  • ab dem Ende der Beziehung zum Betroffenen.

Mit den Standardlöschfristen und den drei Typen von Startzeitpunkten kann die sogenannte 'Matrix der Löschklassen' aufgespannt werden. Sie ist ein wichtiges Werkzeug, um den Katalog der Löschregeln zu erarbeiten: Es zeigt sich in der Praxis, dass die meisten Datenarten sehr einfach in diese Löschklassen eingeordnet werden können. Aus der Löschklasse ergibt sich dann bereits das Grundgerüst der Löschregel für die Datenart.