LOGO: Informationen zur DIN 66398 ... Die Webseite zur "Leitlinie Löschkonzept"!

Nutzen von Löschkonzept und DIN-Norm

Sie Suchen Argumente, um für ein Löschkonzept zu werben? Die folgenden Aspekte liefern solche Argumente! Außerdem wird skizziert, welcher Nutzen durch den Einsatz der DIN 66398 für Löschprojekte entsteht.

Motivation

Solange nur Papier verwendet wurde, war offensichtlich, dass zu einer guten Büroorganisation auch eine klar strukturierte Ablage gehört. Mit dem viel beschworenen "papierlosen Büro" wird das anders: Günstiger Speicherplatz, die Möglichkeit, jederzeit Kopien zu erzeugen, dezentrale Strukturen und Dynamik in der Prozessgestaltung haben über Jahre in vielen Organisationen zu vielfältigen, fantasiereichen, kompexen und kaum überschaubaren Ablagestrukuren von Daten geführt. Ein Löschkonzept zwingt dazu, diese Strukturen zu überprüfen und kann helfen, auch trotz des Einsatzes von Informationstechnik einige Regeln für eine gute Büroorganisation zu etablieren.

Die DIN 66398 kann deshalb unter verschiedenen Gesichtspunkten Nutzen bieten. Außerdem können Synergieeffekte entstehen, die ebenfalls zum Nutzen beitragen.

Nutzen des Löschkonzepts

Nutzen für den Datenschutz

Mittels des Löschkonzepts können zum einen die rechtlichen Vorgaben zum Löschen erfüllt werden. Für die Datenschutz-Organisation kann aber weiterer Nutzen erschlossen werden, beispielsweise für das Verfahrensverzeichnis und die bessere Integration von Datenschutz-Anforderungen in IT-Projekte. Auch Audit-Pläne können leicht erstellt werden. Ausführlicher wird das Thema Nutzen für den Datenschutz auf einer eigenen Seite dargestellt.

Der Nutzen eines Löschkonzepts geht aber weit über den Datenschutz hinaus:

Fachprozesse verbessern

Mit der Aufgabenstellung "Löschen" müssen die den Beteiligten einen (zeitweisen) Perspektivwechsel auf ihre Fachprozesse vornehmen: Sie fragen, wann und wie der Prozess eigentlich beendet wird. Diese Sichtweise und die Definition und Umsetzung von Löschmaßnahmen biete die Chance auf Prozessoptimierungen.

Gewinne für IT-Betrieb und IT-Projekte

Für IT-Betrieb und IT-Projekte können sich die folgenden Vorteile ergeben

Synergieeffekte

Ein Löschkonzept hat viele Überschneidungen zu anderen Themenbereichen. Deshalb können Synergieeffekte erschlossen werden, wenn das Löschkonzept etabliert und gelebt wird. Synergieeffekte können z. B. entwickelt oder genutzt werden mit manchen Aspekten

Eine eigene Seite gibt einen Überblick über einige dieser Synergieeffekte.

Aus den Synergieeffekten können weitere Argumente abgeleitet werden, um ein Löschkonzept zu motivieren.

Nutzen eines Standards für Löschkonzepte

Bewährte Vorgehensweise

Wie auch andere Normen bereitet die DIN 66398 Erfahrungen auf: in diesem Fall hilft sie, Löschprojekte durchzuführen und Löschkonzepte zu etablieren. Sie bietet für die Anwender der Norm die Vorteile einer einheitlichen und effizienten Vorgehensweise.

Wiederverwendung: Branchenlösungen

Eine einheitliche Vorgehensweise und gleiche Begriffe sind eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass Elemente eines Löschkonzepts zwischen Organisationen übertragen werden können. Für ähnliche Aufgaben können ähnliche Datenarten definiert werden. Gleiche Datenarten in verschiedenen Organisationen erlauben es, Produkte einheitlich zu implementieren.

Mittelfristig kann die Norm deshalb helfen, branchen-einheitliche Lösungen für das Löschen zu entwickeln.