Nutzen von Löschkonzept und DIN-Norm
Sie Suchen Argumente, um für ein Löschkonzept zu werben? Die folgenden Aspekte liefern solche Argumente! Außerdem wird skizziert, welcher Nutzen durch den Einsatz der DIN 66398 für Löschprojekte entsteht.
Motivation
Solange nur Papier verwendet wurde, war offensichtlich, dass zu einer guten Büroorganisation auch eine klar strukturierte Ablage gehört. Mit dem viel beschworenen "papierlosen Büro" wird das anders: Günstiger Speicherplatz, die Möglichkeit, jederzeit Kopien zu erzeugen, dezentrale Strukturen und Dynamik in der Prozessgestaltung haben über Jahre in vielen Organisationen zu vielfältigen, fantasiereichen, kompexen und kaum überschaubaren Ablagestrukuren von Daten geführt. Ein Löschkonzept zwingt dazu, diese Strukturen zu überprüfen und kann helfen, auch trotz des Einsatzes von Informationstechnik einige Regeln für eine gute Büroorganisation zu etablieren.
Die DIN 66398 kann deshalb unter verschiedenen Gesichtspunkten Nutzen bieten. Außerdem können Synergieeffekte entstehen, die ebenfalls zum Nutzen beitragen.
Nutzen des Löschkonzepts
Nutzen für den Datenschutz
Mittels des Löschkonzepts können zum einen die rechtlichen Vorgaben zum Löschen erfüllt werden. Für die Datenschutz-Organisation kann aber weiterer Nutzen erschlossen werden, beispielsweise für das Verfahrensverzeichnis und die bessere Integration von Datenschutz-Anforderungen in IT-Projekte. Auch Audit-Pläne können leicht erstellt werden. Ausführlicher wird das Thema Nutzen für den Datenschutz auf einer eigenen Seite dargestellt.
Der Nutzen eines Löschkonzepts geht aber weit über den Datenschutz hinaus:
Fachprozesse verbessern
Mit der Aufgabenstellung "Löschen" müssen die den Beteiligten einen (zeitweisen) Perspektivwechsel auf ihre Fachprozesse vornehmen: Sie fragen, wann und wie der Prozess eigentlich beendet wird. Diese Sichtweise und die Definition und Umsetzung von Löschmaßnahmen biete die Chance auf Prozessoptimierungen.
Gewinne für IT-Betrieb und IT-Projekte
Für IT-Betrieb und IT-Projekte können sich die folgenden Vorteile ergeben
- Performance für den IT-Betrieb: Die Bereinigung von Altdaten und Redundanzen schafft Platz und kann Verfahren beschleunigen.
- IT-Projekte ohne Ballast: Ein Löschkonzept zwingt zum Aufräumen. Das Löschen befreit vielfach von Altlasten und kann zu einfacheren IT-Projekten führen, z.B. wenn löschfällige Altdaten nicht mehr migriert werden müssen.
- IT-Landschaft überprüfen: Ein umfassendes Löschprojekt legt in vielen Fällen auch nahe, dass IT-Prozesse überprüft werden. Das kann dazu führen, IT-Systeme beispielsweise entkoppelt, konsolidiert oder rückgebaut werden. Manchmal ist das Löschprojekt auch einfach der Auslöser dafür, dass lange aufgeschobene Vorhaben endlich angegangen werden.
- Verbesserung der Prozess- und IT-Dokumentation: Für das Löschkonzept, die Löschregeln und die Umsetzungsvorgaben sind Fragen zu klären und Sachverhalte zu dokumentieren. Das kann motivieren, die IT-Dokumentationen zu systematisieren und zu vervollständigen. Gute Dokumentation hilft dann auch in anderen Kontexten, beispielsweise um IT zu steuern, Projekte zu planen oder Verantwortlichkeiten zu klären und wahrzunehmen.
Synergieeffekte
Ein Löschkonzept hat viele Überschneidungen zu anderen Themenbereichen. Deshalb können Synergieeffekte erschlossen werden, wenn das Löschkonzept etabliert und gelebt wird. Synergieeffekte können z. B. entwickelt oder genutzt werden mit manchen Aspekten
- der Informationssicherheit – insbesondere können auch nicht-personenbezogene Daten im Löschkonzept behandelt werden und die Informationssicherheit kann Funktionen zum sicheren Löschen beisteuern;
- der Mitbestimmung
- des Qualitätsmanagements
- des Data-Governance.
Eine eigene Seite gibt einen Überblick über einige dieser Synergieeffekte.
Aus den Synergieeffekten können weitere Argumente abgeleitet werden, um ein Löschkonzept zu motivieren.
Nutzen eines Standards für Löschkonzepte
Bewährte Vorgehensweise
Wie auch andere Normen bereitet die DIN 66398 Erfahrungen auf: in diesem Fall hilft sie, Löschprojekte durchzuführen und Löschkonzepte zu etablieren. Sie bietet für die Anwender der Norm die Vorteile einer einheitlichen und effizienten Vorgehensweise.
Wiederverwendung: Branchenlösungen
Eine einheitliche Vorgehensweise und gleiche Begriffe sind eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass Elemente eines Löschkonzepts zwischen Organisationen übertragen werden können. Für ähnliche Aufgaben können ähnliche Datenarten definiert werden. Gleiche Datenarten in verschiedenen Organisationen erlauben es, Produkte einheitlich zu implementieren.
Mittelfristig kann die Norm deshalb helfen, branchen-einheitliche Lösungen für das Löschen zu entwickeln.