Wie vorgehen?

Die in der DIN 66398 empfohlene Vorgehensweise wurde aus Industrieprojekten heraus entwickelt. Mit den Erfahrungen, die in der Norm verarbeitet wurden, werden Projekte klar strukturiert und beschleunigt.

Eine einheitliche Vorgehensweise bietet für alle Beteiligten Vorteile, weil Abstimmungsaufwände vermindert werden. Wird in einem Projekt die Vorgehensweise der Leitlinie Löschkonzept aufgegriffen, muss nicht erst nach den Projektschritten oder Methoden für Fristanalysen gesucht werden. 

Die vielleicht wichtigste Leistung der Vorgehensweise nach DIN 66398 ist, dass die gewaltige Herausforderung eines Löschkonzepts in handhabbare Arbeitspakete zerlegt wird. Diese Zerlegung ist der Ausgangspunkt für die Projektplanung und Steuerung. Sie setzt an bei der Trennung zwischen den fachlichen Aufgaben der Definition von Datenarten und Löschregel einerseits und den Teilprojekten für die Umsetzung andererseits.

Gemeinsame Sprachebene

In einem Projekt mit vielen Beteiligten aus unterschiedlichen Bereichen ist eine gemeinsame Sprache wichtig, beispielsweise zwischen Fachabteilungen, Entwicklern und Datenschützern.

Die DIN 66398 bietet erprobte Begriffe, die eine klare und konstruktive Diskussion über Löschkonzept und Löschregeln fördern. Begriffe, mit denen die Löschregeln entwickelt werden sollen, müssen im Projekt nicht erst gesucht werden. Die Begriffe aus der Norm können den Kern für ein Glossar im Löschprojekt bilden. Begriffe aus der Organisation können dieses Glossar ergänzen.

Löschregeln effizient festlegen

Durch die komplexe Landschaft von Geschäftsprozessen in Organisationen ist es häufig schwierig, die Regellöschfristen für Datenarten festzulegen. Die DIN 66398 schlägt dafür eine pragmatische Vorgehensweise vor: Mit Standardlöschfristen und Typen von Startzeitpunkten werden Löschklassen gebildet. Die Löschregeln für Datenarten werden mit Hilfe der Löschklassen sehr effizient festgelegt. Nur dadurch kann mit den begrenzten Ressourcen der Beteiligten der Katalog der Löschregeln aufgebaut werden. 

Auch die vorgeschlagene Dokumentationsstruktur – die klare Trennung zwischen Löschregeln und Umsetzungsvorgaben – erleichtet die Arbeit der Beteiligten in Löschprojekten.

Löschklassen und Dokumentationsstruktur tragen vielfach dazu bei, dass ein Löschkonzept für eine Organisation erst greif- und umsetzbar wird.

Weiterer Nutzen ...

... wird für den Datenschutz in der Organisation erschlossen.